Folgende Liste ist nur als Anhaltspunkt zu sehen, hat sich aber in den meisten Fällen als recht brauchbar und realistisch erwiesen

6 Monate: Das Klärungsgespräch mit den Verantwortlichen
- Warum wollen wir in unserer Gemeinde / Verein ein Konzert durchführen?
- Welche Ziele haben wir mit dem Konzert?
- Welche Zielgruppe haben wir im Blick?
- Welche finanziellen Mittel stehen uns zur Verfügung?
- Das Problem der Kirchenmusik
- Welchen Rahmen wollen wir abstecken?
- In welchen Räumen soll das Konzert stattfinden?
- Erste konkrete Absprachen

5 Monate: Die Suche nach dem passenden Künstler
- Künstlerhandbücher
- Internet
- Zeitschriften
- Gespräche mit Kollegen
- Beratung
- Agenturen
- Demobänder und CDs

5 Monate Terminfindung
- Absprache mit den Verantwortlichen
- mit der Gemeinde / dem Verein
- mit den Künstlern
- mit dem Veranstaltungsort
- Gibt es zeitgleich noch andere Veranstaltungen in der Nähe?

4 Monate: Die vertragliche Regelung des Konzerts
- Organisationspapiere der Künstler mit Vertrag.
- Terminliche Regelungen möglichst einhalten.
- Welche Materialien muss ich noch besorgen?
- Materialliste erstellen: z.B. Bühne ausleihen, Anlage, Licht, Stromversorgung etc.

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3 Monate Unterbringung für die Künstler
- Gastfamilien oder Hotel / Pension suchen
- Auf Allergien und Ernährung der Künstler achten
- Kartenvorverkauf regeln
- Geschäfte ansprechen, wichtig für Plakataufdruck bzgl. Sponsoren
- Werbematerial bestellen oder herstellen:
- Handzettel
- Plakate
- Einladungsbriefe an andere Jugendgruppen, Vereine, Gemeinden
- Zeitungsmeldungen
- Rundfunk
- Mitarbeiteraktion Infomaterial für Nachbargemeinden
- Eintrittskarten herstellen
- Kommentarkarten

2 Monate: Mitarbeitersitzung
- Wer tut was, bis wann?
- Aufbau, Abbau,
- Abendkasse
- Plattentische / Merchandise - Tisch
- Verpflegung für Künstler
- Gibt es eine Pause mit Getränken und Snacks?
- Gespräche mit Küster / Hausmeister

3 Wochen: Das letzte Gespräch mit den Künstlern
- Wie sieht die Veranstaltung konkret aus?
- Gibt es eine Pause?
- Wie werden die Künstler vor und nach dem Konzert verpflegt (Vegetarier)?
- Wo werden die Künstler untergebracht?
- Wie findet die Bezahlung statt?

3 Wochen: Der Vorverkauf beginnt
- Karten rechtzeitig in die Vorverkaufsstellen bringen

1 Woche Letzte Besorgungen
- Kasse und Wechselgeld nicht vergessen
- Mitarbeiter an besprochene Aufgaben / Dinge erinnern, kurzer Anruf

1 Tag: Den Veranstaltungsort herrichten
- Hier müssen genügend Mitarbeiter mitmachen

6 Stunden: Künstler begrüßen
- Hilfe beim Ausladen der Transporter und Hilfe beim Aufbau der Anlage
- Imbiss vor dem Konzert
- Ein persönlicher Betreuer sollte der Band während der gesamten Veranstaltung zur Seite sein.

Stunde 0 Das Konzert
Genießt es selbst, lasst keine Hektik aufkommen – was gut organisiert ist, macht auch den Mitarbeitern Spaß.

1 Tag-:: Aufräumen
-Sind noch genügend Mitarbeiter da?

1 Woche-: Abrechnung erstellen
- Es ist gut mit einheitlichen Formularen für alle Konzerte abzurechnen.
- Zuschüsse beantragen
- Zuschüsse sollten schon vorher mit den entsprechenden Stellen vereinbart werden.
- Auswertung der Kommentarkarten
- Anlegen einer Adressenkartei bzw. –Datei

- 2 Wochen-: Nachgespräche mit den Verantwortlichen
- Wenn die Kommentarkarten gut ausgewertet sind, hat man eine gute Grundlage für die zukünftige Planung.
- Planungen für die Zukunft andenken.

Viel Erfolg!